Trello : la gestion de tâches version Kanban seul ou en équipe

D'origine japonaise, la méthode Kanban mène les équipes vers davantage de productivité. On l'applique à la gestion de projet, quel que soit le type d'entreprise. Le principe est simple : un tableau visuel organisé en colonnes appelées listes contenant des étiquettes (cartes), à savoir les différentes tâches. Au lieu d'utiliser un tableau physique, l'outil Trello révolutionne cette méthode de gestion des tâches en toute simplicité.

La méthode Kanban : une gestion de projet visuelle pour plus de productivité

Inventée pour l'industrie de l'automobile au siècle dernier, la méthode Kanban correspond à tous types de projets, quel que soit le secteur ou la taille de l'entreprise. Simple d'utilisation, elle offre un aperçu visuel des tâches en cours, à réaliser et terminées. On lui trouve de nombreuses applications que ce soit pour un projet en solo ou en équipe.

En quoi consiste la méthode Kanban et d'où vient-elle ?

Cette méthode visuelle trouve son inspiration dans l'industrie automobile japonaise des années 50. Kanban signifie "étiquette" en français. Confronté au besoin de concurrencer les voitures américaines, Taiichi Ōno développe et expérimente cette technique à flux réel avec ses équipes pour le compte de Toyota.

La gestion d'un projet se présente sous la forme d'un tableau physique ou numérique organisé en colonnes, également appelées listes. Celles-ci contiennent des étiquettes (des cartes) intégrant les informations nécessaires sur chaque tâche. Les cartes se déplacent sur les différentes listes en fonction de l'avancée des tâches. L'organisation la plus simple comprend le travail en cours, à réaliser et terminé.

Comment utiliser la méthode Kanban au sein de votre entreprise ?

La méthode Kanban trouve de nombreuses applications en entreprise pour une meilleure productivité. Elle permet le suivi des différentes tâches en temps réel, optimise la collaboration en équipe et favorise la gestion des priorités.

On l'utilise dans sa version la plus simple ou on peut l'adapter en profondeur à tous types de projets : marketing, développement de produit, service client, etc. Concrètement, il prend la forme d'un calendrier éditorial, d'un tableau de suivi de production ou de demandes clients. À vous de trouver ce qui convient le mieux pour votre gestion de projets.

Trello : un outil de gestion de tâches inspiré de la méthode Kanban

Mis sur le marché en 2011, le logiciel Trello s'inspire fortement de la méthode Kanban. Il en offre une version simplifiée et collaborative accessible sur le web. Elle vous suit partout : sur votre ordinateur, sur votre mobile et sur votre tablette.

Trello s'appuie sur le principe des tableaux organisés en listes avec des cartes. Plusieurs membres peuvent y avoir accès simultanément et échanger des informations liées à d'autres applications. Les atouts du logiciel résident indéniablement dans sa facilité de prise en main et son rendu visuel. En plus, il est gratuit sous certaines conditions.

Comment utiliser Trello en version Kanban pour la gestion des tâches de vos équipes ?

Vous vous demandez quels sont les atouts du logiciel Trello ? Comment utiliser cette version de la méthode Kanban au sein de votre entreprise ? Nous vous expliquons en détail toutes ses fonctionnalités.

Une interface idéale pour l'application de la méthode Kanban

Avec son interface visuelle, simple et intuitive, Trello vous permet de rester centré sur l'essentiel. Parmi les outils de gestion de projet disponibles sur le marché, c'est l'un des plus performants. Avec lui, vous pouvez collaborer en temps réel sur différents types de projets.

Plutôt que de vous limiter aux listes classiques (à effectuer, en cours, terminé), il est possible de renommer et de personnaliser chaque liste. Toutes les informations nécessaires sont disponibles en cliquant sur les cartes : nom et avancées d'une tâche, utilisateur attitré, étiquette de couleur, etc. Le logiciel s'adapte à votre propre organisation, que vous optimisez au fur et à mesure.

Un tableau visuel pour le suivi des tâches d'une équipe

L'interface de Trello ne se limite pas à la vue version Kanban. Même si elle est très utile, d'autres organisations visuelles sont possibles :

• la vue calendrier du type agenda ;
• la vue chronogramme inspirée du diagramme de Gantt ;
• le tableau de bord pour avoir accès à des statistiques ;
• la vue tableur sous forme de liste facile à trier et à filtrer ;
• la vue plan pour géolocaliser des informations.

L'atout de l'outil est de vous faire passer d'une vue à l'autre pour une gestion de projet optimale. Il s'adapte aux besoins de vos équipes afin de les rendre plus agiles.

Des fonctionnalités de collaboration avancées entre membres utilisateurs

Trello est totalement adapté au travail en équipe. Même si l'outil peut s'utiliser seul, il intègre de nombreuses fonctionnalités pour collaborer. Tous les membres de l'équipe peuvent accéder simultanément au logiciel pour un suivi en temps réel. Ils ont la possibilité de communiquer entre eux en assignant des tâches à un autre utilisateur ou en laissant des commentaires et des pièces jointes.

Trello s'adapte à votre organisation de travail et intègre d'autres applications

Centralisez toutes vos informations au même endroit avec Trello. Le logiciel de gestion de projet intègre des applications tierces pour améliorer la productivité de vos équipes. Ce sont les Power-Ups. Dans les cartes de vos tableaux, vous pouvez ajouter directement de nombreux Power-Ups, dont :

• Slack et Microsoft Teams pour la communication des équipes ;
• Google Drive et One Drive pour le partage de documents ;
• Jira pour le suivi des bugs et la gestion des incidents ;
• Time Tracking & Reporting pour la gestion du temps ;
• Evernotes pour la prise de notes.

L'outil d'automatisation Butler fait gagner du temps à vos équipes

Loin de se limiter à une utilisation manuelle des tableaux Kanban, Trello permet d'automatiser les flux de travail grâce à l'outil Butler. Il s'agit d'une application no-code native pour créer des règles et programmer des actions. Ainsi, votre équipe reste concentrée sur les tâches importantes.

Avec l'outil d'automatisation Butler, vous pouvez par exemple :

• demander à placer une carte dans la liste "terminé" lorsqu'elle est réalisée ;
• envoyer une notification par e-mail lorsqu'une tâche devient urgente ;
• créer un bouton d'automatisation sur une carte, etc.

De nombreuses ressources disponibles pour parfaire l'organisation de l'équipe

Vous vous demandez si vos équipes ont besoin d'une formation pour prendre en main le logiciel ? De nombreuses ressources sont mises à disposition des utilisateurs par Trello. Vous trouverez beaucoup de documentation gratuite sur Internet.

Trello est un outil évolutif qui se base sur une organisation en flux réel. Pour améliorer la productivité d'une équipe et les processus de votre entreprise, il convient d'échanger régulièrement sur la méthode de travail. Vous pourrez ainsi optimiser l'utilisation des différents tableaux, listes et cartes.

Trello : un outil de gestion de projets disponible en version gratuite

Vous vous demandez quel est le prix d'une telle application ? Trello propose une version gratuite que l'on soit seul ou en équipe. Vous serez néanmoins limité par un nombre maximum de 10 tableaux et toutes les vues ne seront pas disponibles. Pour une utilisation plus poussée de l'outil, différents prix sont pratiqués et ils restent abordables.

Trello est un excellent outil, facile à mettre en place, à personnaliser et à utiliser au quotidien, idéal pour se lancer dans la gestion de projet. Pour gérer des projets d'envergures, il existe d'autres applications type Kanban tout aussi performantes, voire plus. Notre équipe a fait le choix de vous accompagner sur monday.com, un logiciel de gestion de projet très complet qui intègre lui aussi les vues Kanban.