Méthode Kanban : définition et principe de l'outil de gestion

La méthode Kanban est un excellent outil de gestion de projet. Cette approche agile est parfaite pour optimiser les flux de travail. Grâce à l'utilisation pertinente du tableau Kanban, votre équipe va gagner en efficacité et rendre votre entreprise plus performante. Principe et bonnes pratiques, découvrez l'une des meilleures méthodes de travail pour améliorer le management de tous vos projets.

Qu'est-ce que la méthode Kanban ? Définition et origine

Parfaite pour suivre les tâches en cours et favoriser la collaboration au sein des équipes, la méthode Kanban est loin d'être récente.

Définition de la méthode Kanban

"Kanban" est un mot japonais qui signifie "étiquette". La méthode kanban repose sur un système de tableaux et de cartes qui permettent de visualiser les tâches d'un flux de travail. De la genèse d'un produit, d'un projet ou d'un processus à son achèvement, les membres de l'équipe sont informés en temps réel des tâches à accomplir, en cours ou terminées.

Le système Kanban améliore la productivité, mais aussi la collaboration des équipes. Il est d'ailleurs reconnu comme l'un des outils de gestion de projet les plus efficaces.

Les origines de la méthode Kanban

La méthode Kanban trouve son origine dans l'industrie automobile japonaise. Elle a été créée en 1950 pour le compte de Toyota par Taiichi Ōno. Son objectif était d'améliorer la compétitivité de l'entreprise face aux entreprises américaines.

Le système Kanban s'appuie sur une production à flux tendu. Dans une production à flux poussé, les stocks sont toujours pleins pour expédier un produit dans les plus brefs délais. Avec le flux tendu, c'est la production qui s'adapte à la demande du client. Ce qui permet de réduire les stocks, mais aussi les coûts et les délais.

Aujourd'hui, le système Kanban s'applique à de nombreux secteurs comme le développement Web, le management, la recherche, etc. En améliorant la gestion des flux de travail, la méthode Kanban, augmente l'efficacité des équipes de l'entreprise. Cette dernière optimise ainsi ses ressources humaines et financières et devient plus performante.

Les 4 grands principes de la méthode Kanban

Le champ d'application de la méthode Kanban en gestion de projet est différent du kanban de production. Le kanban dédié au management repose sur 4 principes.

1/ Ne changez pas ce que vous faites actuellement

Le système Kanban est suffisamment agile pour s'intégrer au flux de travail en cours. C'est la méthode qui s'adapte à l'entreprise et non l'inverse. En bref, ne modifiez pas vos processus de travail.

2/ Intégrez la méthode Kanban par étapes

Si votre équipe est habituée à une autre méthode de gestion de projet, ne perturbez pas votre équipe. L'approche Kanban se base sur une amélioration en continu et des changements progressifs. Si vous ne voulez pas rencontrer de résistance, collaborez avec vos équipes et chefs de projet. L'objectif étant de les amener à utiliser Kanban petit à petit.

3/ Respectez les rôles, les responsabilités et le processus actuel

Contrairement aux autres méthodes de gestion de projet, Kanban ne nécessite aucun changement des rôles au sein des équipes. Il peut parfaitement fonctionner avec votre structure d'équipe actuelle et vos processus de travail. Ce qui évite des changements d'organisation qui génèrent souvent du stress et de la confusion.

4/ Encouragez les initiatives grâce à la méthode Kanban

Dernier principe de la méthode Kanban : la prise d'initiatives. Ici, point de Product Owner, les membres de l'équipe sont au contraire encouragés à prendre des initiatives. Mais aussi à réfléchir sur de nouveaux projets ou encore sur une nouvelle façon de procéder. 

Bonnes pratiques de la méthode Kanban en gestion de projet

Dans le cadre de la gestion de projet, le succès de la méthode Kanban s'appuie sur une mise en place pertinente des 6 pratiques suivantes.

1/ Une meilleure visualisation du travail en cours

Votre tableau Kaban peut être virtuel ou physique, peu importe. Pour visualiser la progression du travail en cours, partez toujours de la gauche. Intégrez la carte qui correspond à une tâche, dans la première colonne de gauche. Faites évoluer ensuite les cartes-tâches par étape, jusqu'à la position "terminée". Soit la colonne la plus à droite. 

2/ La limitation des tâches en cours

Il est essentiel de ne pas submerger le tableau de tâches. Limitez-vous à un nombre de tâches qui correspond aux capacités de votre équipe. Encouragez également votre équipe à se focaliser sur une seule tâche au lieu de se disperser sur plusieurs tâches en même temps. Par contre, lorsqu'une tâche est terminée, vous pouvez en ajouter une nouvelle.

3/ L'optimisation de la gestion des flux de travail

Pour éviter les goulots d'étranglement, optimisez le flux des tâches du tableau. Si, par exemple, vous constatez que des tâches restent bloquées dans la colonne "en cours", envisagez un axe d'amélioration. En les assignant à un autre membre de votre équipe ou encore en repensant leur processus d'accomplissement.

4/ L'explication des processus d'accomplissement des tâches

Pour optimiser les flux de travail, le chef de projet doit au préalable expliquer dans le détail le plan de validation de chaque tâche. L'équipe aura ainsi toutes les clés en main pour accomplir son travail. Elle sera aussi bien plus autonome.

5/ La mise en place de boucles de rétroaction avec votre équipe et vos clients

L'un des principes fondamentaux de la méthode Kanban est de tenir compte aussi bien de l'avis client que de celui de votre équipe. Mettez en place des boucles pour que chaque client puisse vous faire un retour sur la qualité de votre produit ou solution. De même, les boucles permettront à votre équipe de faire le point sur les actions en cours. Ses retours sont une précieuse opportunité d'amélioration de votre produit et du management au sein de l'entreprise. 

6/ La recherche des failles pour une amélioration constante

Comme toute méthode agile, Kanban repose sur une notion essentielle : la recherche d'amélioration. Cela nécessite la mise en place d'une communication fluide avec votre équipe. Mais aussi d'expérimenter et faire évoluer vos processus. N'hésitez pas également à associer la méthode Scrum à la méthode Kanban. Le système Scrum, qui s'appuie sur des cycles et des rôles bien définis (Product Owner et Scrum Master), peut parfaitement être complémentaire de l'approche Kanban.

Les différentes étapes pour créer un tableau Kanban

Le processus de création d'un tableau Kaban est très simple. À condition de suivre les étapes suivantes.

• Dressez un plan clair de la mise en œuvre de votre projet.
• Identifiez les différentes tâches à réaliser. 
• Créez un tableau avec au minimum trois colonnes : "À faire", "En cours", "Terminé". 
• Représentez les tâches par des cartes (ou Post-its). 
• Attribuez les tâches aux membres de votre équipe. 
• Suivez les progrès de votre équipe en déplaçant les étiquettes de colonne en colonne.

Plusieurs logiciels de gestion de projets, dont monday.com, permettent d'appliquer facilement la méthode Kanban. Avec monday.com, vous pourrez suivre les tâches en cours depuis un tableau de bord unique. Mais aussi paramétrer les échéances, recevoir des alertes, assigner les tâches, ajouter des commentaires, etc. Vous bénéficiez également de fonctions d'automatisation très pertinentes.

En utilisant la méthode Kanban, vous optimisez considérablement le travail de votre équipe. Chacun de ses membres pourra visualiser précisément les tâches en cours en temps réel. Votre entreprise gagne en efficacité et en flexibilité. Si vous souhaitez appliquer la méthode Kanban, demandez conseil auprès des experts inet. Passionnés par leur métier, nos spécialistes vous accompagnent dans tous vos processus d'amélioration de gestion de projets. Contactez-nous !