Bien démarrer avec le logiciel de gestion de projet monday.com

Une gestion efficace des tâches et des projets est essentielle pour maintenir la productivité et la collaboration au sein des équipes. C'est même un élément critique dans un contexte marqué par des changements d'habitude de travail, notamment le télétravail. De nombreuses entreprises se tournent désormais vers des outils de gestion de projet en ligne comme monday.com.

La plateforme monday.com, le couteau suisse pour améliorer la productivité

Le logiciel monday.com un outil de travail tout-en-un, conçu pour répondre à des besoins variés, et ce quelle que soit la taille de l'entreprise. De la gestion de projet à la gestion des ressources humaines, en passant par le marketing et le CRM, la plateforme propose de nombreuses possibilités, offrant ainsi une solution complète et flexible.

Ce système d'exploitation pour les professionnels, ou Work OS, offre aux équipes les moyens d'optimiser leurs projets et leurs flux de travail. À la fois simple et intuitif, il s'ajuste aux évolutions des besoins et permet de collaborer efficacement.

Un outil pour mieux gérer les flux de travail de votre organisation

Grâce à la plateforme monday.com, les équipes ont la possibilité de planifier, organiser et suivre leurs activités quotidiennes en temps réel sur une plateforme unique, y compris à distance. Véritable référence sur le marché des outils de gestion de projet, elle compte déjà parmi ses utilisateurs des entreprises d'envergure, comme Carrefour, BNP Paribas, PayPal, ENGIE ou même Renault.

La gestion de projet Agile en mode télétravail est particulièrement simplifiée. Vous pouvez établir des sprints, attribuer et commenter des tâches, ou encore définir un statut et une priorité pour chacune d'elles. Grâce à un aperçu calendrier, vous pouvez avoir une vue d'ensemble du projet et des tâches de toute l'équipe pour les semaines à venir.

Organiser ses flux de travail, de la planification initiale à l'exécution et au suivi des projets est simple et fluide. Une interface intuitive permet aux utilisateurs de créer des tableaux personnalisés pour organiser leurs tâches, attribuer des responsabilités et fixer des échéances. De plus, les automatisations et l'intégration sur monday, de nombreuses applications permettent de simplifier les processus, d'augmenter l'efficacité opérationnelle et donc la productivité de l’équipe.

Créer un compte monday.com et choisir la formule adaptée à vos projets et votre organisation

Vous devez vous inscrire sur le site web monday.com pour utiliser la plateforme de gestion de projet. L'inscription peut se faire à partir de votre adresse e-mail ou directement avec votre compte Google. Vous allez ensuite pouvoir choisir la formule la plus adaptée à vos besoins. L'offre gratuite est accessible pour deux utilisateurs et donne accès à trois tableaux.

Pour les formules payantes, le minimum d'utilisateurs est de trois. Ainsi, la première formule, Basique, est au prix de 9 € par mois/par utilisateur. Elle inclut des tableaux et éléments illimités. L'offre Standard, annoncée comme la plus populaire, est à 12 € par mois/utilisateur. Elle ajoute à l'offre Basique, la vue calendrier et Gantt ainsi que des automatisations monday et des intégrations.

Avec l'offre Pro, vous bénéficiez d'un essai gratuit de 15 jours pour tester des fonctionnalités étendues. L'abonnement passe ensuite à 19 € par mois/utilisateur). Enfin, vous pouvez demander un devis pour une offre Entreprise qui donne accès à l’ensemble des fonctionnalités.

Pour obtenir plus d'information sur les tarifs de monday.com, cliquez ici.

Premiers pas sur l'outil : découvrez comment créer un tableau

Une fois connecté, vous serez accueilli par un tableau de bord vierge prêt à être personnalisé en fonction de vos besoins. Vous allez pouvoir y construire votre plan de projet. Cliquez sur le bouton « Ajouter un tableau » pour organiser les tâches et vos données. Vous pouvez choisir un modèle ou construire votre propre structure.

Commencez ensuite à ajouter des colonnes pour définir les différents éléments de votre projet, comme les tâches, les responsables, les échéances ou encore les statuts. En cliquant sur le bouton « Ajouter une colonne », vous pouvez choisir différentes options. Une fois vos colonnes ajoutées, vous pouvez y saisir vos données. Pour cela, vous pouvez remplir les informations directement dans les cellules ou les importer à partir d'une source externe, comme un fichier CSV ou une feuille de calcul Excel.

Créez un groupe et travaillez efficacement en équipe

La solution monday.com est pensé pour faciliter le management et la collaboration au sein des équipes. Chaque membre peut contribuer de manière transparente et efficace aux projets. Pour créer une équipe, il suffit de se rendre sur la page dédiée à partir de votre profil et de cliquer sur « + Nouvelle équipe ».

Vous pouvez y ajouter les membres ainsi que désigner les administrateurs d'équipe, qui pourront modifier l'équipe, changer son nom et son image ou encore créer des sous-équipes. Ils peuvent également attribuer des horaires et des jours de travail, au groupe ou individuellement.

Attribution et planification des tâches pour les membres des équipes

Les administrateurs peuvent assigner des tâches à des membres spécifiques de l'équipe. Ils peuvent spécifier leurs responsabilités ainsi que les échéances associées à chaque tâche. Grâce aux étiquettes de priorité et aux colonnes de statut, vous pouvez indiquer la priorité de chaque tâche et faciliter la prise de décision sur la répartition et la planification des ressources en temps réel.

Chacun sait exactement ce que l'on attend de lui et peut mettre à jour régulièrement l'avancement de son travail, pour un processus transparent et l'efficace. L’utilisation des vues, calendrier ou diagramme de Gantt permet de visualiser facilement une tâche à venir et de suivre les jalons importants.

Des outils pour communiquer et diffuser l'information efficacement

Une bonne communication est un facteur essentiel dans la réussite de vos projets. Avec monday.com, la création d'une équipe vous permet de communiquer en temps réel et en ciblant les bons interlocuteurs. Vous pouvez facilement sécuriser les informations en créant des tableaux privés en fonction des différents secteurs d'activités. En utilisant « @ », vous pouvez mentionner le nom d'un des membres ou d’un groupe complet d’utilisateurs.

L'outil de dispose pas de fonction de chat, en revanche, il est possible d'intégrer des outils comme Slack ou MS Teams qui permettent, entre autres, de convertir les mises à jour ou modifications en notifications.

Gestion des fichiers, comment monday.com simplifie-t-il le partage d'information ?

Avec monday.com, importer des fichiers pour les partager avec vos collaborateurs est un jeu d'enfant. Vous avez la possibilité d'importer un fichier depuis :

• Votre ordinateur ;
• un lien ;
• Google Drive ;
• ou des plateformes externes comme Dropbox, Box, OneDrive et SharePoint.

Vous pouvez aussi utiliser la colonne fichier pour une création de monday workdoc. Il s'agit d'un tableau vierge multimédia, sur lequel vous et votre équipe pouvez mettre en commun vos notes et vos idées. Vous pouvez même utiliser l'assistant IA de Monday pour créer un aperçu concis de votre workdoc en un clic.

Optimisez vos processus de travail grâce aux automatisations

monday.com offre une fonctionnalité d'automatisation pour une gestion efficace des processus. Vous pouvez utiliser des modèles prédéfinis ou créer votre propre automatisation. Vous pouvez configurer des règles de manière à attribuer automatiquement des activités à des membres de l'équipe selon des critères prédéfinis, comme la date d'échéance. Une fonction qui va vous aider à mettre en place une meilleure organisation, avec des automatisations qui prennent en compte la disponibilité des ressources.

Il est également possible de configurer des séquences d'actions en chaîne. Cela va vous permettre d'automatiser des processus complexes impliquant plusieurs étapes. Ainsi, vous pouvez créer une règle pour déclencher l'envoi d’un e-mail de confirmation aux clients dès lors qu’une tâche est marquée comme terminée, puis mettre à jour automatiquement le statut du projet dans un autre tableau par exemple.

Renforcez votre écosystème de travail grâce aux intégrations d'applications tierces

Si monday.com propose des fonctionnalités natives efficaces, l'outil offre aussi une grande flexibilité grâce à ses intégrations avec d'autres applications populaires. En plus de la gestion de projet, l'application peut ainsi soutenir les différents process de l’entreprise, comme le recrutement, la vente de produits et de services ou encore le développement logiciel.

Vous l'aurez compris, ce Work OS convivial offre une variété de modèles et de fonctionnalités pour vous accompagner au quotidien aussi bien en gestion de projet, qu'en management, marketing, CRM ou support clients. Notre équipe d'experts est à votre disposition pour vous aider à découvrir tout le potentiel de monday.com. Intégrateur et partenaire certifié, nous vous accompagnons afin de mettre en place le logiciel monday.com dans votre entreprise.

En tant qu'intégrateur et partenaire certifié, nous vous accompagnons non seulement dans la mise en place du logiciel monday.com dans votre entreprise, mais nous vous formons également sur monday.com, vous et votre équipe, pour tirer le meilleur parti de cette plateforme.