Choisir un logiciel de gestion de projet en 10 questions clés

Sur le marché des logiciels de gestion de projet, les offres sont pléthores. Tous les logiciels de gestion ne proposent pas les mêmes fonctionnalités et ne répondent pas aux mêmes besoins. Si votre entreprise souhaite acquérir un logiciel de gestion de projet parfaitement adapté à ses objectifs, vous devez avant tout vous poser les bonnes questions. inet process vous aide à choisir un logiciel de gestion de projet en 10 questions pertinentes.

Choisir un logiciel de gestion de projet pour quels besoins ?

Le premier critère de choix d'un logiciel de gestion de projet est bien sûr qu'il réponde aux besoins et objectifs de l'entreprise. Avant de vous précipiter sur le logiciel qui propose le plus de fonctionnalités, commencez par faire la liste de vos besoins.

• Votre entreprise gère-t-elle des petits ou des gros projets ?
• Cherchez-vous une solution capable d'automatiser les tâches récurrentes ?
• Désirez-vous améliorer l'organisation de votre équipe et la rendre plus collaborative ?
• Avez-vous besoin uniquement d'un outil de planification de projet ou d'un outil aux multiples fonctionnalités ?
• Quel est votre budget ?

N'hésitez pas à inclure vos équipes dans votre processus de réflexion et à comparer leurs attentes aux vôtres.

Le logiciel de gestion de projet est-il capable de s'adapter aux spécificités de mon entreprise ?

Certains logiciels comme monday.com, Trello et Asana sont des outils généralistes qui ont l'avantage de s'adapter à toutes les entreprises, grandes ou petites, et ce, quel que soit leur secteur d'activité. Cependant, si vous êtes dans un secteur d’activité très spécifique, il peut être préférable d'orienter votre choix vers un logiciel de gestion de projet qui s'adapte aux spécificités de votre métier. C'est à vous de voir, en fonction de vos besoins, si vos projets nécessitent une solution sur-mesure, mais aussi plus cher.

La solution est-elle suffisamment flexible pour accompagner mon organisation dans sa progression ?

Ne choisissez pas un logiciel de gestion en vous basant uniquement sur vos objectifs immédiats. Vos projets peuvent évoluer, votre organisation aussi. Votre choix doit intégrer la notion de progression. Le logiciel choisi doit être suffisamment flexible pour être efficace, même si vos besoins évoluent. Vérifiez que le logiciel soit paramétrable et qu'il permette le développement de modules.

Pourquoi choisir un logiciel de gestion de projet en fonction de l'interface utilisateur ?

Le but d'un logiciel de gestion de projet est de faciliter le travail de votre équipe. Il doit être simple d'utilisation, intuitif et ergonomique. Évitez les solutions trop complexes. Choisissez un logiciel avec une présentation du tableau de bord claire et concise. Si votre choix porte sur un logiciel aux multiples fonctionnalités, elles ne doivent pas alourdir l'interface.

Est-ce que le logiciel possède toutes les fonctionnalités dont mon entreprise a besoin ?

L'essence même du logiciel de gestion de projet est de planifier un projet et de coordonner les tâches pour atteindre les objectifs du projet. Certaines fonctionnalités de base sont donc incontournables, en voici la liste.

• La planification de projet : c'est bien sûr la fonctionnalité la plus importante dans la gestion de projet. Elle doit vous permettre de planifier votre projet, suivre l'avancement des tâches et idéalement d'optimiser le planning de l'équipe.
• La collaboration avec votre équipe : la gestion de projet étant un travail d'équipe, votre choix doit évidemment se porter sur un outil collaboratif.
• Le suivi des charges de travail et des ressources : cette fonctionnalité est essentielle pour suivre l'avancement du projet, gérer les ressources et prévenir d'éventuels retards.
• Le diagramme de Gantt : c'est un outil de visualisation indispensable qui permet de suivre l'avancement du projet en temps réel grâce à la vue d'ensemble des tâches.
• La gestion de portefeuille de projets si vous gérez plusieurs projets en parallèle.
• La création de rapports de suivi synthétise toutes les informations sur votre projet rapidement et vous évite de perdre un temps précieux.
• L'automatisation des tâches répétitives pour gagner en efficacité.
• L'intégration des outils et applications tierces indispensables à votre équipe.
• La gestion des documents : pratique, cette fonctionnalité permet de stocker tous vos documents sur la plateforme. Ce qui facilite grandement le partage des documents et des informations au sein de votre équipe.

Quelles sont les intégrations clés dont mes équipes ne peuvent se passer ?

Certains logiciels de gestion de projet proposent des fonctionnalités d'intégration. Si vos équipes utilisent des outils de communication ou un logiciel de traitement de texte quotidiennement, orientez votre choix vers un logiciel qui vous offre la possibilité d'intégrer toutes vos applications tierces à la plateforme.

Quel est le bon choix entre un logiciel de gestion local et une solution SaaS ?

Il existe différents types de logiciels de gestion de projets : la plateforme SaaS accessible en ligne et la solution offline, installée directement sur l'ordinateur de l'entreprise.

• Les avantages d'une plateforme SaaS : le logiciel en ligne peut être utilisé partout, une simple connexion à Internet suffit. Ce qui peut être pratique pour des équipes nomades. Vos données sont sécurisées sur des serveurs et les mises à jour sont prises en charge par l'éditeur.
• Les avantages d'un logiciel offline : vous pouvez travailler sur le logiciel sans connexion Internet. La solution vous appartient et vos données sont stockées sur votre propre serveur (avec les risques que cela comporte).

Combien d'utilisateurs auront accès à l'outil de gestion de projet ?

Le nombre d'utilisateurs est un critère important quand vous devez choisir un logiciel de gestion de projet. Il impacte directement le coût du logiciel. Les logiciels de gestion de projet en SaaS offrent des options d'abonnement variées. Si leurs prix sont indexés sur les fonctionnalités proposées, ils peuvent aussi l'être sur le nombre d'utilisateurs. Faites la liste des membres de votre équipe qui auront accès à la plateforme. Entre 10 et 50 utilisateurs, les prix ne sont pas les mêmes. Fiez-vous à votre budget !

Quel prix mettre pour choisir un logiciel de gestion de projet performant ?

En termes d'abonnement, deux options s'offrent à vous : choisir un logiciel de gestion de projet en version gratuite ou en abonnement payant.

• Le choix de la version gratuite : outre la gratuité du logiciel, vous n'en tirerez pas beaucoup d'avantages. Vous ne bénéficiez d'aucune aide en cas de besoin, la protection des données est souvent inexistante et les fonctionnalités très limitées. 
• Le choix de la version payante : le prix varie en fonction des utilisateurs et des fonctionnalités. Vous pouvez choisir les fonctionnalités dont vous avez besoin. Vous profitez de serveurs sécurisés pour vos données, d'un service clients, d'un outil mis à jour régulièrement et accessoirement de formations à l'utilisation du logiciel.

Le support clients du logiciel de gestion de projet est-il efficace ?

Dernier point de vérification avant de choisir un logiciel de gestion de projet : son support clients. Assurez-vous que l'offre inclut une assistance pendant toute la durée d'utilisation de l'outil. Certains éditeurs mettent à disposition de leurs clients des forums d'utilisateurs, des tutos ou des formations pour vous aider à prendre en main leur outil de façon optimale. Bref, des petits plus qui peuvent faire la différence au moment de faire votre choix.

Comment choisir un logiciel de gestion de projet ? Focus sur les meilleurs outils de planification

Parmi les dizaines de logiciels de gestion de projet, certains sortent du lot. Voici quelques informations clés sur les 3 meilleurs logiciels de gestion de projets.

monday.com : le numéro 1 de la gestion de projet

monday.com est un excellent outil de gestion pour tous vos projets, petits et grands. Le logiciel propose un nombre impressionnant de fonctionnalités : gestion des tâches en temps réel, outils de communication, vue de Gantt, suivi de portefeuille projets, etc. L'outil est compatible avec de nombreuses applications. Il est facile à prendre en main et son interface est très intuitive.

monday.com propose une version gratuite à vie jusqu'à 2 utilisateurs. Le prix de ses forfaits payants varie ensuite en fonction des fonctionnalités choisies.

Trello : l'outil historique dédié à la gestion de projet

Trello est sans doute le plus connu des logiciels de gestion de projet. Son interface, très ergonomique, permet de gérer les tâches sous forme de liste. Sa simplicité d'utilisation et sa prise en main rapide sont parfaites pour les petites entreprises qui souhaitent optimiser leur organisation très facilement. Dans sa version gratuite, Trello permet de gérer jusqu'à 10 tableaux Kanban, avec un nombre d'utilisateurs illimité.

Asana : l'outil de gestion de projet collaboratif

Asana est un outil de gestion de projets populaire auprès des équipes marketing. Sa vue panoramique permet de visualiser l'avancement des projets en cours et l'outil offre de nombreuses fonctionnalités. Bien que son interface soit épurée, sa prise en main reste complexe. Asana est disponible en version gratuite avec un accès à différentes vues (vue liste, vue tableau, etc.) et plus de 100 intégrations.

monday.com, Trello ou Asana, inet process vous aide à faire le bon choix

Entre monday.com, Trello et Asana le choix peut être difficile tant les logiciels sont proches. Toutefois, si Trello et Asana sont parfaits pour la gestion de projet, monday.com va bien au-delà. Son potentiel est immense : ultrapersonnalisation de l'espace de travail, des fonctionnalités pour tous vos projets (CRM, ressources humaines, etc.), un service clients irréprochable, un logiciel qui s'adresse à toutes les entreprises, etc.

Le seul reproche que l'on puisse faire à monday.com est qu'il requiert un temps de formation pour profiter pleinement de toutes ses fonctionnalités. Mais pour cela, vous pouvez compter sur l'accompagnement des experts inet process que vous souhaitiez implémenter monday.com ou former vos équipes sur l'utilisation de monday.com. Contactez-nous !