Comment rédiger un plan de projet efficace en 6 étapes ?

Un plan de projet est un document essentiel pour maintenir votre projet sur la bonne voie. Il définit le but de votre projet et identifie la portée, la structure, les ressources, les objectifs, les livrables et les échéances.

Sans un plan solide, les projets ont généralement des retards et dépassent le budget prévu.

Dans ce guide pas à pas, nous vous expliquons comment rédiger un plan de projet en six étapes et nous vous présentons cinq modèles de monday.com pour vous aider à démarrer rapidement. Mais tout d'abord, définissons ce qu'est un plan de projet et ses différentes composantes.

Qu'est-ce qu'un plan de projet ?

Un plan de projet est un document formel qui décrit les buts et les objectifs d'un projet, les tâches spécifiques et les conditions de réussite.

En plus de définir le but de votre projet, il doit inclure d'autres éléments et livrables pertinents pour le projet, tels que :

• Chronologies et diagrammes de Gantt pour les jalons clés, tels que les dates de début et de fin, l'acquisition du 200e client ou le lancement d'un événement ou d'une application.
• Plans de communication pour tenir tout le monde informé des progrès, des réalisations et des obstacles potentiels.
• Structure de répartition du travail, en particulier si plusieurs membres de l'équipe travaillent sur des tâches différentes ou simultanées, auquel cas vous pouvez également avoir besoin d'un planificateur de projet.
• Ressources nécessaires pour mener à bien le projet, telles que des outils de gestion de projet, des fonds, des prestataires, etc.

En résumé, votre plan de projet sert de pivot central pour la définition, l'organisation, la hiérarchisation et l'affectation des activités et des ressources tout au long du cycle de vie de votre projet.

Qu'est-ce que la planification de projet ?

La planification du projet est la deuxième phase du cycle de vie de la gestion de projet :

• PHASE 1 : Lancement du projet : identification d'un besoin ou d'un problème de l'entreprise et d'une solution potentielle.
• PHASE 2 : Planification du projet : définition des tâches spécifiques, attribution des responsabilités et élaboration du calendrier du projet.
• PHASE 3 : Exécution du projet : vous restez en contact avec les ressources, vous surveillez le calendrier et le budget et vous rendez compte aux parties prenantes.
• PHASE 4 : Clôture du projet, au cours de laquelle vous évaluez la réussite du projet.

Au cours de la phase de planification du projet, vous vous appuyez sur le document de la charte de projet de la phase d'initiation pour créer votre plan de projet détaillé. Les tâches typiques de la phase de planification du projet sont les suivantes :

• Établissement d'un budget.
• Définition d'un calendrier ou d'une chronologie du projet.
• Création de structures de découpage du travail.
• Identification des ressources et assurance de leur disponibilité.
• Évaluation des éventuels obstacles et planification de scénarios.
• Définition des objectifs, des rôles, des échéances, des responsabilités et des jalons du projet.

Éléments du plan de projet

Voici comment un plan de projet diffère des autres éléments de la planification de projet.

Plan de projet vs plan de travail

Bien que similaires, les plans de travail ne sont pas aussi complets que les plans de projet. Un plan de travail se concentre sur l'aide aux équipes de projet à atteindre des objectifs plus petits, tandis qu'un plan de projet fournit une vue d'ensemble du projet entier, ses objectifs et ses objectifs.

Plan de projet vs charte de projet

Une charte de projet donne un aperçu d'un projet. C'est un document formel court qui déclare l'existence d'un projet et autorise les chefs de projet à commencer le travail. La charte décrit les objectifs, les objectifs et les besoins en ressources du projet. Vous le créez dans la phase d'initiation du projet avant votre plan de projet et le présentez aux principales parties prenantes pour obtenir l'approbation du projet.

Plan de projet vs structure de découpage du travail

Une structure de découpage du projet encore work breakdown structure (WBS) est un contour hiérarchique des tâches nécessaires pour achever votre projet. Elle décompose les objectifs importants ou complexes en tâches plus gérables afin que vous puissiez exécuter le plan de projet. La WBS décompose la portée du projet en phases, sous-projets, livrables et packages de travail qui mènent à votre livrable final.

Plan de projet vs projet agile

Un projet agile est l'opposé d'un plan de projet traditionnel. Les projets agiles utilisent une approche incrémentale et itérative pour livrer un projet, tandis que les projets traditionnels également appelés approche en cascade utilisent un processus de planification en cascade. Les projets agiles sont synonymes d'équipes de développement logiciel, mais vous pouvez les utiliser dans n'importe quel domaine.

Pourquoi les plans de projet sont-ils importants ?

Plus d'un tiers de tous les projets rencontrent quelque chose appelé dérive de la portée. C'est là que l'équipe finit par faire plus de travail que prévu initialement. Une grande partie de cela peut être évitée en tenant compte des retards imprévus ou des changements de circonstances dans votre plan de projet. Un plan de projet facilite également l'identification des moments où des problèmes sont survenus, vous permettant d'être mieux préparé pour les projets futurs.

Si l'on regarde les chiffres liés à la gestion de projet, il est facile de comprendre où un plan de gestion de projet pourrait avoir un impact positif : 45 % des projets ne sont pas terminés à temps et 38 % des projets dépassent le budget.

Un plan de projet peut contribuer à limiter les dépenses excessives et les retards en identifiant ces problèmes tôt. Cela ne laisse aucune place à la confusion et aux retards dans le flux de travail et le progrès de vos projets.

Comment créer un plan de projet en 6 étapes

Il n'y a pas de règles strictes pour un plan de projet. Cependant, nous vous recommandons d'utiliser les six étapes suivantes comme base pour en créer un.

1. Commencez par un résumé exécutif

Le résumé exécutif va au début de votre plan de projet et devrait résumer les points clés du plan de projet. Il devrait réitérer le but du plan de projet, mettre en évidence les points majeurs du plan et décrire les résultats, les conclusions ou les recommandations du projet.

Bien qu'il soit au début de votre plan de projet, c'est quelque chose que vous écrirez en dernier, car vous retirerez les points principaux du reste de votre plan. Il ne devrait pas dépasser une page, offrant un bref aperçu de :

• Les objectifs et les buts du projet.
• Votre méthodologie/cadre de projet choisi.
• Les livrables finaux et les critères d'acceptation.
• Les principaux risques liés à la portée et les contre-mesures.
• Résumé des jalons.
• Un aperçu du calendrier du projet et des risques liés au calendrier.
• Estimations des ressources et des dépenses.

Cette vue d'ensemble de votre projet facilite la compréhension pour les parties prenantes clés qui ne sont pas directement impliquées dans les mécanismes du projet. Pour les chefs de projet, le résumé exécutif sert de rappel rapide des principaux objectifs du projet, de la portée, des attentes et des limitations. Étant donné que près d'un tiers des projets ne répondent pas à leurs objectifs initiaux, il est important que les chefs de projet examinent régulièrement le plan de projet pour rester sur la bonne voie.

2. Définir la portée du projet

Il n'y a rien de pire que de commencer un projet pour qu'il prenne des proportions démesurées. En définissant la portée d'un projet, vous définissez les limites des dates de début et de fin d'un projet, ainsi que les attentes concernant les livrables et qui approuve les demandes et ce qui mérite une approbation tout au long d'un projet.

Cela implique également de décrire les risques potentiels associés à la réalisation de ces attentes et de fournir des contre-mesures pour atténuer ces risques. Il est essentiel d'identifier exactement qui est responsable du suivi de ces risques.

Cette étape vous aidera à prévenir la dérive de la portée, ou comment les exigences d'un projet ont tendance à augmenter au fil du cycle de vie d'un projet. Les organisations se plaignent que 34 % de tous leurs projets connaissent une dérive de la portée, mais seulement 52 % des organisations prennent la peine de créer principalement ou toujours un document de cadrage à chaque fois.

3. Structurer votre projet

Il existe plusieurs cadres que vous pourriez utiliser pour guider votre projet, et cela affectera l'organisation de votre flux de travail et la manière dont les livrables sont produits et attribués.

Par exemple, si vous utilisez le cadre en cascade, vous planifierez tout à l'avance, travaillant à travers chaque étape de développement séquentiellement, et des propriétaires de tâches spécialisées exécuteront leur travail à un moment défini.

N'oubliez pas que la création de trop de dépendances au sein de la structure de votre projet peut avoir un impact négatif sur le succès. Essayez de trouver des moyens pour que les équipes puissent travailler de manière autonome pour atteindre les livrables de manière opportune. Il est également bon de considérer combien d'approbateurs sont nécessaires pour maintenir l'ordre mais aussi pour éviter les goulots d'étranglement.

Par-dessus tout, il est important d'incorporer des moments définis pour le partage des connaissances de l'équipe, afin que vos projets puissent être plus réussis. Notez les structures de communication que vous utiliserez pour encourager la collaboration.

4. Vérifier les ressources disponibles pour le projet

Définissez les ressources dont vous disposez pour ce projet :

• Équipe.
• Temps.
• Budget.
• Technologie.
• Ressources physiques.

Vous devez être précis lorsque vous évaluez ce dont vous aurez besoin, sinon vous cuisinez un gâteau avec tous les ingrédients incorrects. Un responsable des ressources ou un chef de projet peut diriger cela.

Par exemple, lorsque les équipes ont les bonnes personnes hautement qualifiées, les projets ont 30 % de chances de plus de réussir. Pourtant, un tiers des personnes ne croient pas que leurs équipes ont toutes les compétences nécessaires pour le projet une recette pour l'échec.

La quantité de membres de l'équipe est également importante : si le ratio travail/personnes disponibles est incorrect, l'efficacité et la qualité en souffriront. Si vous voulez allouer efficacement vos ressources pour répondre aux attentes, vous devrez être réaliste quant aux limitations des ressources.

Cela peut, par exemple, signifier ajuster les échéanciers si vous manquez de personnel ou augmenter votre budget si vous avez besoin d'un équipement plus spécialisé.

5. Établir la chronologie de votre projet

Les organisations qui intègrent des délais dans les plans de projet ont plus de chances de réussir. Malgré cela, 52 % des projets ne définissent pas toujours de calendriers de base. C'est probablement pourquoi 45 % des organisations disent rarement ou jamais terminer des projets réussis à temps.

Dans ce sens, il est sage d'ajouter une section de calendrier de projet à votre plan de projet. Cette partie de votre plan devrait définir les attentes quant à quand vous livrerez et comment vous vous tiendrez à votre calendrier de projet.

Votre calendrier de projet aura un aspect légèrement différent en fonction du cadre que vous choisissez.

Les tâches que vous avez en cours (Work in Progress - WIP) dépendront de la capacité de votre équipe. Dans cette section, vous devriez définir votre nombre maximal de WIP que vous pouvez avoir dans chaque colonne à chaque moment.

6. Gérer les changements de projet

Les organisations placent le contrôle des changements parmi leurs trois principaux défis de projet. Si vous ne solidifiez pas un plan de gestion des changements, votre équipe sera perplexe quant à ce qu'il faut faire lorsque des changements imprévus surviennent. Un plan dynamique de gestion des changements décrira les étapes à suivre et la personne à contacter en cas de changements imprévus.

Une partie clé de cela est d'avoir un outil de gestion des changements en place. Et monday work managementest assez flexible pour vous aider à gérer tous les aspects du cycle de vie du projet de la planification et du suivi à la communication et à la gestion des ressources. Jetons un coup d'œil à quelques-uns de nos modèles qui peuvent vous aider à démarrer.

5 modèles de planification de projet pour vous aider à rédiger un bon plan de projet

Les modèles de monday.com peuvent être des sauveurs lorsque vous visualisez chaque section de votre plan de projet, et ils facilitent le démarrage. Essayez ces 5 modèles de plan de projet pour démarrer votre processus de planification de projet.

1. Modèle de plan de projet

Vous recherchez un modèle général de plan de projet ? Essayez l'un de nos modèles de plan de projet.

En utilisant ce modèle hautement visuel de monday.com, vous pouvez structurer vos sous-projets par périodes définies et attribuer du personnel responsable à chaque phase.

Priorisez chaque projet et ajoutez une chronologie pour montrer quand les livrables sont attendus.

2. Modèle de gestion des ressources

La gestion des ressources permet aux équipes de se concentrer sur l'exécution des tâches, des projets et des processus de manière efficace et d'atteindre des objectifs communs à grande échelle.

Vous pouvez attribuer des ressources à des individus et ajouter des échéances pour que votre personnel sache quelles ressources ils sont responsables à chaque phase. Ajouter un emplacement facilite la remise des ressources aux équipes lorsqu'elles passent d'une phase à l'autre, et elles peuvent vérifier cela sur notre application mobile.

Utilisez la vue de charge de travail pour gérer proactivement le temps de votre équipe et obtenir une vue d'ensemble de la charge de travail et de la capacité de chaque personne de l'équipe.

3. Modèle de gestion des coûts de projet

Il est beaucoup plus facile de planifier un budget lorsque vous pouvez voir tous vos coûts au même endroit.

C'est pourquoi ce modèle de gestion des coûts de projet de monday.com est tellement pratique.

Ajoutez chaque sous-projet et planifiez les coûts projetés, en attribuant des totaux à chaque département. Vous pouvez utiliser le document pour estimer le budget dont vous aurez besoin et enregistrer votre budget de projet approuvé. Vous pouvez ensuite utiliser nos tableaux de bord ou rapports pour voir l'information d'une manière différente, plus colorée.

4. Modèle de chronologie de projet

Planifiez vos horaires avec ce modèle de chronologie de projet.

Bien que ce tableau de bord ne soit pas vraiment adapté si vous travaillez avec le cadre Kanban, il est idéal pour ceux qui opèrent sous les cadres Waterfall ou Scrum.

Pour les projets Waterfall, ajoutez vos jalons, attachez une chronologie et attribuez un certain nombre de jours ouvrables pour accomplir les tâches de chaque jalon.

Taguez le chef d'équipe pour chaque phase afin que les chefs de projet sachent quels jalons ils sont responsables.

Pendant l'exécution du projet, les équipes peuvent utiliser la barre d'état pour suivre les progrès. Ils peuvent également ajouter des mises à jour à chaque jalon en cliquant sur chaque élément, ce qui encourage la collaboration entre les équipes.

Pour les projets Scrum, vous pouvez organiser le tableau de bord par Sprints, en ajoutant les tâches spécifiques au fur et à mesure qu'elles sont décidées.

5. Modèle de registre des risques du programme

Visualisez tous les risques liés à la portée et au calendrier de votre projet dans ce modèle de registre des risques du programme.

Utilisez des barres d'état codées en couleur pour illustrer l'état des risques, la probabilité de risque et l'impact du risque pour la portée et le calendrier de votre projet.

Vous pouvez même catégoriser les risques, ajouter un propriétaire de risque et suggérer des stratégies d'atténuation. De cette façon, les autres membres de l'équipe du projet savent quoi faire si ces risques commencent à se transformer en véritables problèmes.

Optimisez votre plan de gestion de projet avec le bon outil

Les plans de projet sont une partie essentielle du succès de votre équipe.

Bien qu'ils soient orientés vers les détails et complexes, les créer et les gérer ne devraient pas être un combat. Utilisez les modèles de planification pré-construits de monday.com pour vous aider à décomposer chaque section du plan au fur et à mesure et à surveiller tout en temps réel.

Grâce à un outil de gestion de projet tel que monday.com, votre prochain projet se déroulera plus facilement si vous rassemblez tous vos documents de planification de projet en un seul endroit.

Si vous faites le (très bon) choix de monday.com, sachez que l'équipe d'inet process, agence spécialisée dans l'intégration de l'outil de gestion de projet, vous accompagne sur l'implémentation de monday.com et propose des formations monday.com. Gestion de projet, CRM, vente, etc. toutes nos formations sont adaptées aux besoins de votre entreprise et au niveau de maîtrise de vos équipes. Contactez-nous !