Suivi de projet : Outils pour le suivi de projet et modèle

La gestion de projet est essentielle à la réussite de la livraison de projet. Si vous souhaitez maintenir votre projet sur la bonne voie, vous devez surveiller attentivement les tâches, les échéances et les jalons impliqués.

Dans cet article, vous découvrirez ce qu'est le suivi de projet, les fonctionnalités dont vous avez besoin dans un outil de suivi de projet et comment vous pouvez utiliser notre modèle de suivi de projet pour suivre vos progrès et garder votre équipe sur la même longueur d'onde.

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Qu'est-ce que le suivi de projet ?

Le suivi de projet est le processus de surveillance et d'enregistrement de la progression d'un projet tout au long de son cycle de vie. Il remplit un double objectif : il maintient vos projets sur la bonne voie et assure également que chaque partie prenante du projet est informée de l'état des différents composants du projet, tels que les tâches, les échéances, les ressources et le budget.

Avec le suivi de projet, vous pouvez :

• Surveiller les échéances et les jalons du projet, et rapidement résoudre les goulots d'étranglement et les retards.
• Suivre les dépenses et les ressources du projet, afin de ne pas dépenser trop ou surcharger les membres de l'équipe.
• Mesurer votre progression vers vos objectifs et vos objectifs de projet.
• Veiller à avoir toujours les bonnes personnes et les bons matériaux disponibles quand ils sont nécessaires.
• Réduire l'exposition aux risques, en repérant les éléments qui pourraient dévier votre projet avant qu'ils ne se produisent.

En général, pour suivre un projet, vous aurez besoin d'un outil de suivi de projet, tel que monday work management.

Selon la portée du projet, vous pourriez également avoir besoin d'utiliser des méthodes spécifiques, telles que les diagrammes de Gantt, les indicateurs de performance clés (KPI) ou des réunions de suivi régulières avec les parties prenantes et les membres de l'équipe. Ces outils aident à garantir que votre projet reste sur la bonne voie pour atteindre les objectifs que vous avez convenus au départ, et reste également en ligne avec vos objectifs organisationnels globaux.

Qu'est-ce qu'un suivi de projet ?

Un suivi de projet est un outil permettant de surveiller tous les aspects différents de vos projets, comme votre progression, les tâches et les ressources. Fondamentalement, c'est une sorte de hub central qui regroupe toutes les informations sur votre projet en un seul endroit, ce qui vous permet de prendre des décisions éclairées plus facilement.

Vous pouvez créer un outil de suivi de projet sur une feuille de calcul, avec une application logicielle, ou même avec des post-it sur un tableau blanc. Toutefois, les meilleurs outils de suivi de projet comprennent des options de collaboration, un tableau de bord visuel et un moyen d'intégrer les informations relatives à votre projet aux autres outils que vous utilisez pour travailler sur le projet.

Pourquoi le suivi de la progression du projet est-il important ?

Il permet aux équipes de se concentrer sur la réalisation des tâches les plus importantes et de respecter le budget. Grâce au suivi de la progression du projet, les équipes disposent d'un moyen de suivre les échéances, de voir où vont les ressources, de comprendre combien de temps prennent les tâches, et si elles ont dévié de leur trajectoire. Surtout, avec le suivi de projet, les équipes peuvent rester sur la même longueur d'onde avec les tâches, les dépendances et les échéances, ce qui aide les entreprises à fonctionner plus efficacement.

À partir de là, les managers peuvent élaborer un plan pour remettre l'équipe sur la bonne voie, comprendre exactement où en est le projet si la direction demande un rapport, et signaler les obstacles avant qu'ils ne deviennent incontrôlables, ce qui permet à l'entreprise d'économiser du temps, de l'argent et des ressources pour trouver la bonne solution.

Il existe plusieurs façons de suivre la progression d'un projet, mais elles impliquent généralement toutes de noter vos objectifs, de créer un plan de projet et de s'assurer que tous les participants au projet comprennent les responsabilités individuelles et d'équipe. Tout comme avec toute méthode, il existe quelques stratégies qui se démarquent des autres.

Comment suivre la progression du projet

Le suivi de la progression du projet est assez simple avec nos modèles de gestion de projet. Cependant, il y a quelques étapes que vous devrez suivre pour suivre efficacement la progression de votre projet :

1. Définir des objectifs clairs

Si vous ne commencez pas par définir clairement les objectifs et les étapes du projet, vous ne saurez pas si vous êtes dans la bonne direction. Nous vous recommandons d'utiliser la méthode SMART pour définir les objectifs de votre projet, ce qui signifie que vous devez définir des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps.

2. Créer un plan de projet

La prochaine étape consiste à créer un plan de projet qui répertorie toutes les livrables de votre projet, puis à décomposer ces livrables en tâches. Attribuez les tâches aux membres de l'équipe, afin de savoir qui est responsable de quoi avant de commencer le travail.

3. Définir votre référentiel de projet

Vous êtes maintenant prêt à définir la ligne de base de votre projet, c'est-à-dire l'aspect que vous attendez du projet, le budget, les étapes et les délais. C'est la version que vous utiliserez pour suivre votre projet, pour voir où les choses se sont bloquées, ou quand le projet a changé au fil du temps.

4. Créer votre suivi de projet

Avec ces étapes en place, vous êtes prêt à configurer votre outil de suivi de projet. C'est à ce moment que notre modèle de suivi de projet est utile. Au lieu de construire un suivi de projet à partir de zéro, vous aurez tous les éléments nécessaires pour créer un excellent outil de suivi de projet, avec une planification de projet, des calendriers de projet, une gestion des tâches, des intégrations et des automatisations prêtes à l'emploi.

5. Mettre à jour régulièrement votre suivi de projet

Vous devrez vous assurer que toute l'équipe du projet met régulièrement à jour l'état de ses tâches assignées. monday work management dispose d'intégrations et d'automatisations qui facilitent cette tâche. Par exemple, vous pouvez configurer votre suivi de projet de sorte que lorsque une tâche de projet (ou une liste de tâches) est terminée, vous recevez une mise à jour automatique dans votre canal Slack.

6. Passer régulièrement en revue l'avancement de votre projet

Pour tirer le meilleur parti de votre suivi de projet, vous devriez planifier des examens réguliers pour voir comment les choses se passent, informer les parties prenantes et aborder tout retard ou problème. Cela n'est pas seulement utile pour faire avancer les choses. Cela permet également de s'assurer que vous identifiez des moyens de rendre votre prochain projet encore meilleur.

Top 5 des meilleurs outils de suivi de projet

Les outils de suivi de projet sont des plateformes logicielles web ou basées sur le cloud qui permettent aux équipes et aux individus de planifier des calendriers de projet et de suivre la progression pour améliorer la collaboration d'équipe. Quelques logiciels qui peuvent vous aider à suivre vos initiatives incluent :

monday.com : idéal pour les équipes de toutes tailles

Principales fonctionnalités :

• Gestion des ressources et suivi du temps
• 27+ vues de travail visuelles
• Intégration avec plus de 200 applications tierces
• Automatisations et outils d'IA

Tarification :

Plan gratuit disponible.
Forfaits à partir de 9€/utilisateur/mois

Asana : idéal pour les flux de travail axés sur les tâches

Principales fonctionnalités :

• Suivi des tâches avec plusieurs vues
• Intégration avec d'autres outils
• Dépendances de tâches et automatisations

Tarification :

Plan gratuit disponible.
Forfaits à partir de 10,99€/utilisateur/mois

Smartsheet : idéal pour les feuilles de calcul dynamiques

Principales fonctionnalités :

• Vues en grille, calendrier et travail
• Automatise les calculs sur plusieurs feuilles
• Fonctionnalités de reporting solides
• Exportation de feuilles de calcul

Tarification :

Plan gratuit disponible.
Forfaits à partir de 6€/utilisateur/mois

Trello : idéal pour les petites équipes

Principales fonctionnalités :

• Tableaux de type Kanban avec listes et cartes
• Listes de contrôle et réglage des dates d'échéance
• Commentaires et étiquetage des coéquipiers

Tarification :

Plan gratuit disponible.
Forfaits à partir de 5€/utilisateur/mois

Wrike : idéal pour la gestion des flux de travail

Principales fonctionnalités :

• Gestion des documents
• Plus de 400 intégrations d'applications
• Flux de travail personnalisables

Tarification :

Plan gratuit disponible.
Forfaits à partir de 9,80€/utilisateur/mois

Les principales fonctionnalités d'un suivi de projet

L'efficacité d'un outil de suivi de projet sera sans intérêt si vous ne disposez pas d'un cadre intentionnel pour l'utiliser. Plusieurs fonctionnalités vous aideront à tirer le meilleur parti de votre outil de suivi de projet ou de votre logiciel de gestion de projet. Tenez donc compte de ces éléments clés lorsque vous cherchez l'option la plus efficace :

• La capacité de créer un plan de projet.
• Un moyen de déterminer des livrables, des échéances et des jalons clairs.
• Des fonctionnalités qui aident à définir des objectifs réalistes, clairs et mesurables et à décider comment vous les mesurerez.
• Un moyen de planifier des réunions régulières avec votre équipe et les parties prenantes.
• Une transparence totale dans tous les aspects du projet.

Vous vous demandez probablement s'il est possible qu'un logiciel prenne en charge toutes ces fonctions.

Voici comment ces fonctions se présentent sur le logiciel de monday.com :

1. Automatisation des flux de travail

L'automatisation des flux de travail est l'un des plus grands contributeurs à l'efficacité des projets, car elle évite à votre équipe projet de devoir effectuer des actions répétitives et chronophages comme déplacer des tâches le long du pipeline du projet ou notifier les membres de l'équipe dès que vous avez terminé une tâche.

Les automatisations vous permettent de créer vos propres workflows et sur certains logiciels (comme monday.com), vous pouvez choisir parmi des modèles préparés pour démarrer ou personnaliser complètement le vôtre pour répondre aux besoins de l'équipe.

Sur monday.com, créer des automatisations est simple. Voici un aperçu :

2. Application mobile

Le logiciel de suivi de projet concerne la productivité, et il n'y a rien de moins productif qu'une plateforme qui ne prend pas en charge l'accès mobile.

Bien que monday.com soit plus qu'une simple application de gestion de projet, votre équipe peut toujours accéder aux tâches et communiquer dans le contexte en déplacement, à partir de n'importe quel appareil qu'ils préfèrent. Cela est précieux pour les chefs de projet travaillant à distance ou les équipes à distance car ils peuvent suivre la progression du projet et attribuer des tâches en cours de route.

Sur monday work management, les équipes peuvent gérer des projets de A à Z et gérer les dates d'échéance, tout en vous permettant de personnaliser n'importe quel workflow pour optimiser chaque flux de travail, projet ou tâche.

3. Intégrations tierces

Ce n'est pas parce que vous recherchez un outil de suivi de projet centralisé que vous devez (ou pouvez) abandonner vos outils préférés existants.

Naturellement, quel que soit l'outil de suivi de projet que vous choisirez, vous voudrez qu'il s'intègre parfaitement au reste de votre environnement technologique. Le logiciel de monday.com s'intègre parfaitement à tous vos outils préférés, afin que vous puissiez vraiment avoir tout le travail de votre équipe en un seul endroit.

Si vous avez besoin de créer une application unique pour votre équipe, le partenaire de monday.com, inet process, l'intègre à votre compte monday.com pour améliorer votre expérience utilisateur.

Si vous comptez généralement sur MS Teams ou Microsoft pour les projets, vous serez ravi de savoir que c'est l'une des nombreuses intégrations proposées par monday.com. Vous pouvez le connecter à notre logiciel et l'améliorer avec des capacités de flux de travail et de gestion de projet intégrées.

Comment suivre la progression de vos projets avec monday.com

Êtes-vous prêt à reprendre le contrôle de vos délais de projet ? Nous allons vous montrer, étape par étape, comment vous pouvez mieux suivre la progression de vos projets sur la plateforme de monday.com.

Voici les principales fonctionnalités que vous trouverez dans le modèle de suivi de projet :

1. Planifier votre chemin critique

Allez au-delà d'un simple modèle de diagramme de Gantt avec la vue de diagramme de Gantt et les fonctionnalités de chemin critique pour voir quelles tâches doivent être terminées pour mener votre projet du début à la réussite. Restez au top des échéances et définissez les dépendances de vos projets pour vous assurer que tout est fait à temps.

2. Importer depuis Excel

Transformez rapidement des feuilles de calcul rigides en tableaux intelligents que vous pouvez afficher dans l'une des 8 vues. Collaborez avec votre équipe en temps réel avec des données précises. Vous pouvez toujours exporter le suivi de projet vers Excel.

3. Créer des tableaux de bord

Créez rapidement des tableaux de bord de gestion de projet personnalisés en utilisant les données de votre tableau pour suivre les progrès tout en éliminant le besoin de modèles séparés. Utilisez les données de votre colonne de formule pour calculer vos données les plus importantes, automatiquement.

4. Personnaliser les statuts et les automatisations

Facilitez la priorisation du travail pour tout le monde et mettez à jour le statut du projet. Contrairement à un modèle de gestion de projet Excel statique, utilisez des automatisations et une coloration et un texte des statuts personnalisés pour garder tout le monde sur la même page.

Transformez la façon dont vous suivez les projets

Que vous cherchiez à améliorer les communications de l'équipe ou simplement à accélérer les délais de projet, un outil de suivi de projet est le meilleur moyen de rassembler toutes les informations vitales et la collaboration en un seul endroit.

Les meilleures et les plus utiles plateformes de suivi de projet vous aideront non seulement à augmenter la productivité, mais aussi à maintenir la portée et le budget du projet grâce à l'automatisation, à l'intégration avec vos outils actuels et à la flexibilité de travailler sur des appareils mobiles.

Si vous faites le (très bon) choix de monday.com, sachez que l'équipe d'inet process, agence spécialisée dans l'intégration de l'outil de gestion de projet, vous accompagne sur l'implémentation de monday.com et propose des formations monday.com. Gestion de projet, CRM, vente, etc. toutes nos formations sont adaptées aux besoins de votre entreprise et au niveau de maîtrise de vos équipes. Contactez-nous !